آموزش ساخت تراز آزمایشی در اکسل بدون نیاز به نرم‌افزار حسابداری

برای بسیاری از دانشجویان حسابداری یا صاحبان کسب‌وکارهای کوچک، نرم‌افزارهای گران‌قیمت حسابداری گزینه‌ای ایده‌آل نیستند. اما آیا راهی وجود دارد که بتوان اصول حسابداری را به صورت عملی یاد گرفت و امور مالی یک کسب‌وکار کوچک را مدیریت کرد؟ پاسخ مثبت است: اکسل. یکی از مهم‌ترین گزارش‌های پایه در حسابداری، تراز آزمایشی (Trial Balance) است. این گزارش، لیستی از تمام حساب‌های یک شرکت به همراه مانده نهایی آن‌ها (بدهکار یا بستانکار) است و هدف اصلی آن، اطمینان از برابری جمع مانده‌های بدهکار با جمع مانده‌های بستانکار می‌باشد. تهیه صحیح این گزارش، اولین قدم برای تهیه صورت‌های مالی اساسی مانند صورت سود و زیان است. این راهنما به شما به صورت گام به گام نشان می‌دهد که چگونه با استفاده از اکسل، یک تراز آزمایشی دقیق و خودکار بسازید.

📜 گام اول: ایجاد دفتر روزنامه (General Journal)

قبل از هر چیز، شما به یک مکان برای ثبت تمام رویدادهای مالی (تراکنش‌ها) نیاز دارید. یک شیت جدید در اکسل به نام «Journal» ایجاد کرده و ستون‌های زیر را در آن طراحی کنید: `تاریخ`، `شرح رویداد`، `نام حساب`، `بدهکار (Debit)` و `بستانکار (Credit)`. هر تراکنش مالی حداقل دو ردیف در این جدول خواهد داشت (یک بدهکار و یک بستانکار) که به آن اصل «حسابداری دوطرفه» می‌گویند.

📋 گام دوم: محاسبه جمع گردش حساب‌ها با SUMIF

حالا یک شیت جدید به نام «Trial Balance» بسازید. در این شیت، لیست تمام حساب‌های منحصر به فرد خود را (مانند: صندوق، حساب‌های پرداختنی، فروش، هزینه اجاره و…) در ستون «نام حساب» وارد کنید. سپس ستون‌های «جمع بدهکار» و «جمع بستانکار» را در کنار آن قرار دهید.

برای محاسبه خودکار جمع گردش هر حساب، از فرمول قدرتمند SUMIF استفاده می‌کنیم. فرض کنید لیست حساب‌های شما در ستون A شیت Trial Balance قرار دارد و اولین حساب (مثلاً صندوق) در سلول A2 است.
• در سلول «جمع بدهکار» روبروی حساب صندوق (B2)، فرمول زیر را بنویسید: =SUMIF(Journal!C:C, A2, Journal!D:D)
این فرمول به اکسل می‌گوید: «در ستون C شیت Journal بگرد، هر جا نام حساب A2 را پیدا کردی، عدد متناظر آن در ستون بدهکار (D) را با هم جمع کن.»
• فرمول مشابهی برای «جمع بستانکار» (ستون C2) بنویسید، فقط به جای ستون بدهکار، به ستون بستانکار (E) ارجاع دهید. سپس این دو فرمول را برای تمام حساب‌های دیگر کپی کنید.

🧮 گام سوم: محاسبه مانده نهایی حساب‌ها با IF

یک حساب نمی‌تواند همزمان هم مانده بدهکار و هم مانده بستانکار داشته باشد. دو ستون جدید به نام‌های «مانده نهایی بدهکار» و «مانده نهایی بستانکار» ایجاد کنید. با استفاده از تابع IF، مانده نهایی را محاسبه می‌کنیم.
• در ستون «مانده نهایی بدهکار» (D2) بنویسید: =IF(B2>C2, B2-C2, 0)
(یعنی اگر جمع بدهکار بزرگتر از جمع بستانکار بود، تفاضل آن‌ها را نشان بده، در غیر این صورت صفر نمایش بده)
• در ستون «مانده نهایی بستانکار» (E2) بنویسید: =IF(C2>B2, C2-B2, 0)

⚖️ گام چهارم: لحظه حقیقت! کنترل تراز بودن

در پایین‌ترین ردیف جدول تراز آزمایشی، زیر دو ستون مانده نهایی، از تابع SUM برای جمع زدن کل اعداد آن ستون‌ها استفاده کنید. در پایان، جمع کل ستون «مانده نهایی بدهکار» باید دقیقاً برابر با جمع کل ستون «مانده نهایی بستانکار» باشد. اگر این دو عدد برابر بودند، تبریک می‌گوییم! دفتر شما تراز است و می‌توانید به سراغ تهیه صورت‌های مالی بروید.